25 de julio de 2018

El Vocero

La falta de controles en las empresas facilita la comisión del delito de fraude por parte de empleados, lo cual sugiere mayor atención y seguimiento a las políticas de seguridad, señaló el contador público autorizado, Eduardo González Green, quien es examinador certificado en fraude.

González Green, quien elabora un estudio sobre la realidad actual del fraude en el empleo en Puerto Rico, comisionado por el Colegio de Contadores Públicos Autorizados, y con la colaboración de los Examinadores de Fraude Certificados (CFE) y del Instituto de Auditores Internos Certificados (CIA), sostuvo que si un empresario quiere disminuir las posibilidades de fraude y abuso en su empresa, “debe establecer políticas, procedimientos y actividades de controles internos adecuados”. Los resultados del estudio se presentarán durante un seminario el 9 de agosto, en el Club Rotario de Río Piedras.

“Una dificultad que los empresarios están enfrentando hoy es que existe una percepción de que la empresa tiene buenos controles internos para prevenir y detectar el fraude, lo que en ocasiones es más mito que realidad. A veces los dueños entienden que el mejor control interno es que los dueños firman el 100% de los cheques.  Aunque esto parece una buena práctica, en ocasiones no es suficiente.  En nuestra oficina, hemos investigado casos donde el dueño fue el que firmó los cheques fraudulentos”, señaló el experto.

Dijo que se trata de un asunto delicado, en el cual no se puede generalizar, pero mencionó que la necesidad económica es un detonante que se repite en casos de empleados que cometen el delito. A ello abona el factor de la justificación, que es cuando el empleado que incurre en la práctica ilegal justifica en su mente dicho acto.

Como ejemplo, González Green explicó que el empleado puede pensar que “yo me merezco una mejor compensación y no me dan aumento”, o “haré esto y no se darán cuenta”, y hay casos donde se dice: “total el dueño de esta empresa es un defraudador y en todo caso no podrá acusarme”.

Sin embargo, en la parte más técnica, está el asunto de “la oportunidad” para cometer el delito, y esto puede ocurrir cuando no hay buenos controles y la adecuada contabilidad, entre otros aspectos. “Se está discutiendo por estudiosos del tema de fraude, que en ocasiones el empleado con solo tener la oportunidadpuede ser suficiente para que se cometan los actos fraudulentos.  Esto puede ser aterrador para las empresas ya que una porción alta no necesariamente tiene políticas, procedimientos y controles internos suficientes para prevenir y detectar el fraude”, llamó la atención el experto.

Dinero en efectivo el activo preferido

González Green, quien en su estudio ofrecerá datos concretos y un análisis profundo del tema, destacó que siempre el “dinero en efectivo” es el activo preferido por los que cometen fraude en sus lugares de trabajo. Ese es el mismo comportamiento en Estados Unidos, y así fue evidenciado en un estudio previo sobre el tema, realizado en 2006.

Afirmó que los controles internos deben ser establecidos desde lo más básico. Eso incluye el manejo de la caja de efectivo y las diferentes áreas del negocio. “Imaginemos que se le permite a los gerentes y empleados realizar compras sin que exista una orden de compras, esto podría ser equivalente a que los empleados tengan la oportunidad de robar todas las veces que deseen.  No se debe procesar una orden de compras si no existe una debida segregación de tareas.  En los casos donde no existe una segregación de tareas, se le está dando la oportunidad al empleado sin que el patrono se dé cuenta. Si el mismo empleado que prepara la orden de compra también tiene la responsabilidad de recibir la mercancía, parear la factura con la orden de compra y registrar la factura en su sistema de contabilidad y a la misma vez autorizar el pago de la factura, se le está dando la oportunidad de cometer el delito”, planteó González Green.

Agregó que cuando se le otorgan muchas tareas relacionadas a un mismo empleado, según cada caso, se presta para facilitar el fraude. Como recomendación general, dijo que una medida sería limitar a un número reducido de empleados preparar las órdenes de compras, designar a una persona distinta para recibir la mercancía y otra que se encargue de parear las facturas para pagos.

También habló de tener prácticas del diario como es que cada factura para pago, sea por cheque o por transferencia electrónica, se identifique como completada con un sello de pagada, con el número de cheque o transferencia y la firma de la persona que realizó el pago, y que esté acompañada con los documentos de sustenten la transacción. Cada empresa puede establecer un proceso robusto de pre-intervención, que incluye la requisición del desembolso, el llamado “3-way matching”, entre otros asuntos, añadió.

“Si un empresario desea disminuir el fraude y abuso en su empresa, debe establecer políticas, procedimientos y actividades de controles internos adecuados. En múltiples estudios, aquellas compañías con buenos controles internos reflejan mejores resultados operacionales”, sostuvo González Green.